Come si prioritizza senza stime?

Qualche settimana fa un’azienda con cui collaboro aveva appena finito un grosso progetto interno, e nell’aria c’era la domanda “ora di cosa ci occupiamo?”.
Nel loro backlog c’erano una cinquantina tra funzionalità da sviluppare, miglioramenti da valutare e segnalazioni di bug su diversi prodotti interni. Difficile scegliere..

Un approccio che ho visto usare a volte è quello di chiedere di stimare tutte le cose da fare, per poi cercare quelle con un costo relativamente basso ma interessanti per il business. Questo però ha diversi problemi:

  • per stimare devo definire abbastanza precisamente la soluzione che voglio implementare, questo porta a scegliere (male) delle soluzioni in un momento in cui si hanno ancora poche informazioni e con la pressione di sceglierla in fretta perchè…

  • stimare ha un costo, se impiego parecchio a stimare tutte le cose non è un buon investimento e questo anche perchè…

  • le stime scadono, facilmente dopo 2 mesi non valgono più.. perchè dentro una stima ci sono diverse considerazioni legate al momento storico: il livello di esperienza del team su certi temi, la complessità che ha inserire quella cosa nel codice, quali altre funzionalità attorno bisogna considerare, la composizione del team, le librerie disponibili ecc.

Invece abbiamo usato un approccio diverso, composto da tre parti:

  1. Raggruppare le attività per impatto
    Spesso le attività sono raggruppate in base al software o alla funzionalità, che è un modo molto facile ed univoco di ordinarle, ma spesso non il più efficace.
    Cerchiamo invece di capire a cosa ci potrebbe servire quell’attività, ad esempio: “diminuire le richieste al supporto”, “aumentare la retention”, “raggiungere i clienti con budget ridotti”, ecc.
    Attenzione che gli impatti devono essere cambiamenti sulle metriche di business o cambiamenti nel comportamento di altre persone, “sviluppare l’app” non è un impatto, “aumentare il numero di clienti da mobile” lo è.

  2. Prioritizzare l’impatto
    Se c’è un trucco per ottenere risultati concreti è concentrarsi su un solo impatto per volta. Ora è il momento di capire quale tra gli impatti che hai tirato fuori è il più importante (o anche scoprire che nessuno di quegli impatti è importante, e che devi concentrarti su cose diverse rispetto a quelle che avevi segnato nel tuo backlog).

  3. Scegli le prossime che abbiano maggior impatto ed un costo accettabile
    Ed ancora non c’è bisogno di stimare: se stai concentrandoti sulla cosa più importante per il tuo business, davvero conta se ci impiegherai 3, 5 o 10 giornate?
    Se hai un’attività talmente grossa che è un investimento troppo rischioso da fare, spezzala in passi più piccoli, se è così grossa non dovrebbe essere difficile.

Ed eccoci pronti a lavorare su un obiettivo significativo, dopo aver fatto delle sane discussioni su cosa è più importante ed aver scartato cose secondarie in questo momento. Un bel modo di rimettersi al lavoro 🙂

Per definire questo processo ho preso spunto dall’impact mapping di Gojko Adzic, che ho usato in diverse occasioni ed è ottimo per cose più grandi, ma questa versione leggera mi sembra più pratica da fare in situazioni con minore incertezza.

Cosa ne pensi? Potrebbe funzionare anche nel tuo team?

A tra due settimane!