Data driven in 3 mosse

Un percorso per iniziare a decidere meno di pancia

Capita spesso che in azienda ci si accorga che si stanno prendendo troppe decisioni di pancia e si vorrebbe invece basarsi più su dei numeri concreti.

Qualche anno fa mi è capitato di vedere crescere questa esigenza nel management di una startup che era cresciuta parecchio, aveva diversi prodotti con molti database separati. Il loro approccio fu quello di iniziare con un grande progetto per costruire un tool che permettesse di analizzare i dati sparsi nei vari database.
Una volta finito il progetto però la situazione sostanzialmente non cambio tranne che per qualche rara eccezione, avere uno strumento in più non ti cambia le abitudini, purtoppo.

E allora come possiamo cercare di focalizzarci più sul cambiamento di comportamento che vogliamo ottenere, più che sullo strumento?

Recentemente ho aiutato un team che aveva la stessa esigenza, ed ho adottato un modello un po’ diverso, che ha bisogno dei suoi tempi(come ogni cambiamento culturale) ma che ho visto innescare dei cambiamenti molto salutari.
Provando a formalizzarlo i passi da fare sono 3:

  1. Decidete quali sono le 3-5 metriche più importanti per il team
    Pensate a quali numeri vi possono dire come stanno andando le cose, se state facendo un buon lavoro, se i vostri clienti sono contenti, se il carico di lavoro è sopportabile ecc.
    Come al solito meglio concentrarsi su poche cose importanti e tenere le cose semplici per ora, poi ci sarà tempo per approfondire quello che serve.
    Ad esempio per il singolo mese: n° di richieste di supporto arrivate, mediana del tempo di risoluzione per le richieste, ore di straordinario fatte (perchè vogliamo ridurle a zero ovviamente), ecc.

  2. Fate una prima estrazione e condividila con il team
    La condivisione è cruciale per aumentare la consapevolezza del team, ed iniziare ad essere coscienti di quali sono le grandezze in gioco aiuta molto a mettere nel contesto le proposte. Non c’è bisogno di grandi strumenti, anche un foglio su google sheet andrà benissimo, magari aggiungi dei grafici che mostrano l’andamento nei mesi precedenti in maniera da rendere il tutto più comprensibile.

  3. Imposta una riunione regolare per parlare dell’andamento delle metriche
    Questo è il “trucco”, non c’è bisogno di impostare grandi framework di obiettivi, fare previsioni o altro. Basta mettersi ogni 2-3-4 settimane a parlare assieme di come sono andate le metriche nell’ultimo periodo.
    C’è qualcosa che sta aumentando e non ci va bene? Abbiamo un problema che stiamo cercando di risolvere da mesi ed i numeri mostrano che siamo sempre allo stesso punto? C’è una variazione stagionale?
    Provare a definire delle azioni per reagire alle scoperte che si fanno a questo punto è naturale.
    Magari avremo bisogno di scendere nel dettaglio e prendere qualche dato in più su un problema preciso o magari ci accorgeremo che le metriche che abbiamo scelto all’inizio non erano quelle ideali e possiamo correggere la rotta.

Focalizzarsi sull’essenziale, concentrarsi più sui comportamenti che sugli strumenti e coinvolgere attivamente il team sono il cuore di questo processo. Poi scegliere le metriche non sarà sempre facile, ma con un po’ di pratica si migliora, ed avere un team che ha consapevolezza delle proprie performance e lavora attivamente per migliorarle non ha prezzo.

E magari stando attenti alle metriche senza impostarvi obiettivi riuscirete ad avere una visione più realistica del vostro business, perchè c’è sempre il rischio di ricadere nella Goodhart’s law:

“Quando una misura diventa un obiettivo, cessa di essere una buona misura.”


A tra due venerdì!