Il peggior modo di fare una riunione

In 7 semplici passi

Giovedì a Milano con gli amici di Crafted Software farò un Ask Me Anything sul tema del freelancing, se sei un dipendente e stai valutando di fare il salto potrebbe essere una buona occasione di sciogliere i tuoi dubbi 😉

Sarà un evento dal vivo gratuito, ma per partecipare c’è bisogno di prenotarsi qui

La mia vita lavorativa in questo momento è al 90% parlare con le persone, fare riunioni e aiutare a prendere decisioni. Non me ne lamento: parlare con le persone, scoprire nuove realtà e aiutarle a esprimere al meglio le proprie potenzialità è un privilegio per me.

Ma ho anche avuto occasione di sperimentare vari modi fallimentari di portare avanti delle riunioni, quindi ecco qua l’indispensabile manuale per fare la peggior riunione della vostra vita.

Study for a head - Francis Bacon (1952)

1. Assicuratevi che all’inizio non venga ricordato il risultato che ci si aspetta di ottenere alla fine
   Lasciate piuttosto che le persone parlino liberamente di temi più o meno spontanei. L’improvvisazione è sottovalutata, partiamo con un lungo cappello introduttivo da cui inizieranno talmente tante digressioni e discussioni che il tema principale non verrà neanche mai avvistato.

2. Non tenete traccia di ciò che viene deciso
   Ogni riunione deve essere come se fosse la prima, vogliamo prendere e riprendere le stesse decisioni ripetutamente a cadenza settimanale.

3. Non visualizzate in alcun modo quello di cui si sta parlando.
   Lo so che visual meetings sostiene che visualizzare in qualsiasi modo quello di cui si sta parlando aumenta il QI del gruppo, e che per farlo basterebbe anche condividere lo schermo e prendere appunti, ma se volevate prendere una decisione intelligente non sceglievate questa guida 🙃

4. Mescolate bene la fase di proposta delle soluzioni con quella di scelta della soluzione
   Alcuni sostengono che fare prima una fase esplorativa divergente in cui si tirano fuori tutte le idee ed una convergente in cui assieme si seleziona la più promettete potrebbe essere più efficace, ma non dategli retta.
   Prendere la prima ipotesi di soluzione, parlatene un po’ disordinatamente, poi buttatene fuori una seconda e mentre valutate, ne esce una terza, aprite così decine di discorsi senza fare mai un quadro chiaro e avrete la vittoria in mano.

5. Lasciate spazio per esprimersi solo ai più rumorosi
   Lavoriamo in mondo complessi, ogni decisione che prendiamo potrebbe avere effetti in ambiti disparati, quindi ci serve unire tanti punti di vista per cercare di minimizzare gli effetti collaterali. Ci sono modi per assicurarsi di prendere i punti di vista anche delle persone più silenziose, prendendosi qualche minuto in silenzio per scrivere tutti singolarmente su post-it o simili le risposte a domande cruciali, e poi condividendo a giro le risposte.. ma è chiaro che bisognerebbe organizzarsi, meglio evitare.

6. Influenzatevi da subito
   Se ancora temete che ci sia il rischio di riuscire a tirare fuori una buona soluzione al problema che avete in mente, iniziate la riunione parlando subito di una risposta a caso, in maniera che, grazie all’effetto priming la loro creatività sia ostacolata ed evitino di portare cose nuove sul piatto. Che non vorremmo mica scoprire che la nostra idea iniziale era sbagliata.

7. Se stabilite delle azioni da fare, lasciatele vaghe ed evitate di assegnarle a qualcuno
   Alla fine di un’estenuante riunione siete riusciti a decidere una qualche azione? Cercate di esprimerla in maniera meno concreta possibile, tipo “Migliorare YYY” (senza indicare in che modo e quanto), ma soprattutto evitate di decidere chi se ne occuperà ed entro quando. Sono tutte inutili ostacoli alla nostra serendipità aziendale.

E con questo direi che siete pronti a sprecare il tempo di parecchie persone, buon lavoro!

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Se sei nuovo qui, piacere di conoscerti! Sono Pietro Campagnano e come consulente strategico mi occupo di aiutare startup e piccole aziende a creare prodotti digitali.
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